Så leder du en riktigt bra workshop!

När jag är ute och föreläser, händer det ganska ofta att uppdragsgivaren, så där lite i farten lägger till:
 
”Sedan vore det toppen om du kunde avrunda ditt pass med en workshop - tänker att det är bra att deltagarna får tillfälle att samtala om föreläsningen och om hur vi som företag går vidare. ”
 
I början, när jag var mer orutinerad, var det nästan så att jag lyssnade på detta önskemål, med ett halvt öra; lite med känslan i kroppen att ”det löser sig”, när vi kommer dit. Mitt hela fokus fanns på den föreläsning, som jag skulle hålla och som uppdragsgivaren nu ville skulle mynna ut i en workshop. Efter ett tag upptäckte jag att ledningen av denna workshop, inte alls var någon liten avslutande del av mitt pass – tvärtom, så blev sättet jag ledde workshopen på, väldigt avgörande för det helhetsintryck som deltagarna sedan lämnade utbildningen med.  
 
Hur får du då till en riktigt bra workshop?
Här kommer mina bästa tips!
 
1. Låt inte deltagarna själva göra gruppindelningen.
Att tänka på: Vid all gruppindelning, behöver ledaren själv vara aktiv. Du måste tydligt tala om hur många varje grupp ska innehålla, om det ska vara tvärgrupper eller om grupperna ska ha något specifikt gemensamt. Bestäm också om grupperna ska stanna i samma lokal eller sprida ut sig. Tänk igenom detta i förväg – låt inte detta vara ett spontanbeslut! Bestäm en tid när ni går vidare, särskilt viktigt om grupperna lämnar lokalen.
 
2. Ge en tydlig instruktion – vad är syftet med denna workshop?
Formulera detta i en enda mening, t.ex.
 
”Det vi har jobbat med idag – hur vill ni jobba för att detta förhållningssätt ska börja genomsyra hela företaget?”
 
3. Var aktiv och gå runt i grupperna och lyssna medan de samtalar och jobbar med sin uppgift.
Även om uppgiften är väl formulerad och genomtänkt, kommer det ändå att hända att grupperna, trots den konkreta uppgift de fått, kommer att snäva in på sig själva, sina egna utmaningar och sitt eget område.
 
Att tänka på: När du går runt i grupperna, var inte rädd för att ingripa och ”styra rätt” om du upplever att de kommit in på ett sidospår. Det är mycket bättre att göra korrigeringen i den lilla gruppen, än senare, vid redovisningstillfället.
 
4. Grupperna har inget att säga, när det blir dags att tala inför hela gruppen
Detta är ett vanligt, och för workshopledaren, ofta överraskande problem; personer som vanligtvis inte har några svårigheter med att uttrycka sina åsikter och tankar, blir helt plötsligt tysta när de förväntas tala inför hela gruppen. För att säkerställa att du får fram synpunkter och förslag från alla grupper; berätta redan i starten att du kommer att be varje grupp att dela något av det som de kommit fram till. Be dem också att utse vem i gruppen som ska vara deras talesperson.  Överraskningseffekten av att man förväntas prata inför hela gruppen uteblir då. Detta tillvägagångssätt brukar fungera bra!
 
5. Delegera inte ut uppgiften att samla ihop det som grupperna kommit fram till – denna roll måste du själv ta!
Om du överlämnar till en annan person att samla upp det som grupperna kommit fram till, finns risk att personen som ska sammanfatta,  i stället börjar göra egna formuleringar och tolkningar av det som framförs. Detta kan innebära att det som ursprungligen sagts i grupperna omarbetas innan det dokumenteras.
 
Att tänka på: Ta alltid själv hand om sammanställningen av gruppernas synpunkter. Det kommer att underlätta för dig, när du kommer in på nästa moment – sammanfattningen.
 
6. Sammanfatta ärligt och rakt!
När du samlat upp vad grupperna kommit fram till, är det din uppgift att få till en bra – och sanningsenlig sammanfattning. Här har jag vid flera tillfällen kunnat studera workshopledare som i sin iver att nå fram till huvudbudskapet för dagen, i alltför hög grad fokuserat på de synpunkter som stämmer in på dagens tema. En fälla som du kan ramla i kan vara att sammanfatta gruppernas synpunkter med ett:
 
”Det här tycker vi som grupp”.
 
Att tänka på: Om formuleringen är ”det här tycker vi som grupp”, så kommer en del att opponera sig och säga att det inte stämmer. Lägg därför till en formulering; ”Det finns också vissa reservationer…”
 
Att alla deltagare känner sig sedda och bekräftade i sammanfattningen, gynnar arbetet framåt med implementeringen. Att däremot få uppleva att workshopledaren vill lyfta vissa svar på bekostnad av andra, kan ge en negativ känsla av styrning, som kommer att framkalla opposition från dem som inte känner sig medräknade. Opposition som ledaren helt kan slippa, om han/hon agerar på ett mer genomtänkt sätt. 
 
Det var några av mina tips! När jag har lyckats följa min egna råd, har jag ofta fått uppleva, att just workshopen blir något av dagens höjdpunkt – att få ta del av hur deltagarna vill gå vidare med det jag föreläst om – det är ju exakt det man som föreläsare verkligen vill! När orden omsätts till handling – det är då det händer!
 
 

Den här artikeln finns införd i senaste JUNIA, nummer 2/2018, med Linda Lindorff på omslaget! Så stolt och glad över att få vara en fast medarbetare i JUNIA - sedan 14 år! Yes!!!