Har du ett budskap, som du vet att inte alla gillar?

Att betona det gemensamma
 
När du inleder med att ge en bakgrund till det du sedan vill säga, har du, oavsett vilket budskap du sedan kommer med, en gyllene möjlighet att betona det ni har gemensamt – särskilt viktigt om du vet att det du senare ska säga inte kommer att vara ett lätt budskap för mottagaren att ta emot.
 
I min första tjänst som lärare, ingick också klassförståndarskap, vilket innebar att jag hade ansvar för kontakten med föräldrarna till alla elever i min klass – inte bara när det gällde de egna ämnena, utan andra lärare kunde också komma till klassföreståndaren och delge sådant som man ville skulle rapporteras hem till föräldrarna. Inte sällan var det samma elever, som återkom i ständiga rapporter från övriga lärare. Rapporter som lärarna ville skulle nå föräldrarna. Oftast var det information av negativ karaktär, som man önskade skulle framföras. Jag var 23 år och oerfaren vad gällde svåra samtal och min absolut första känsla, när dessa rapporter nådde mig, var att få dessa samtal överstökade så fort som möjligt.
 
Denna känsla ledde till att jag, utan eftertanke och reflektion, raskt ringde upp en mamma. När hon svarade presenterade jag mig och sedan gick jag direkt in på ämnet – att det inte gick så bra i skolan för hennes son, som man skulle önska.
 
Mamman reagerade direkt med ett kraftfullt försvar av sonen, med hänvisning till att om han hade haft mer dugliga lärare, så hade han minsann lyckats bättre.
 
Jag behöver kanske inte säga att detta samtal inte avlöpte väl. Samtalet avslutades abrupt efter hennes kraftiga reprimand av mig, mina kollegor och skolan i allmänhet och jag kom aldrig fram till vad jag egentligen hade tänka säga; att det nu var viktigt att vi alla hjälptes åt, både föräldrar och lärare för att hjälpa hennes son att lyckas bättre. Hur kunde vi samarbeta kring detta?
 
Som sagt – jag kom aldrig dit. Då som 23-åring, såg jag inte anledningen till att samtalet körde i diket, lika klart som nu. Men faktum är att om jag hade dröjt vid bakgrunden i inledningen av samtalet; sagt något positivt om hennes son som person, betonat att mitt samtal handlade om hur vi från skolans sida var måna om att få till ett bra samarbete med hans föräldrar, så att vi kunde stötta honom på bästa sätt – då skulle jag och mamman kanske kunnat mötas, trots att samtalet senare skulle komma att innehålla negativa budskap som rörde hennes son.
 
Med det upplägg jag valt, kände hon att hennes son var under attack och att det var hennes uppgift som mamma att försvara honom – och längre än så kom vi aldrig.  Och med mitt upplägg – jag förstår henne.
 
 
Vad är du och dina lyssnare överens om?
 
Engelsmännen kallar detta att dröja vid bakgrunden för ”establish common ground”. Vikten av att alltid inleda med det som du vet att du och dina lyssnare kan enas kring. I fallet med min elev och hans mamma, hade denna gemensamma utgångspunkt kunnat vara att vi båda ville pojkens bästa, men eftersom jag valde att gå direkt på problemet, blev aldrig denna gemensamma grund synlig, vilket direkt drev mamman i försvarsställning.
 
I mitt arbete inom olika företag och organisationer, slås jag ofta av att när bakgrunden utelämnas, sås frön till, ibland, helt onödiga konflikter.  
 
Kanske står din organisation inför en förändring. I ledningen har ni tänkt på och talat om denna förändring länge och nu är det dags att presentera det nya för medarbetarna. I det läget är det lätt att göra en felbedömning, utifrån att ni i ledningssammanhang levt så länge med tankarna på den förändring som ska äga rum, att ni tappat perspektivet att medarbetarna kanske hör detta för allra första gången. Om ni då i det läget går direkt på förslaget, kommer det att skapa en onödig oro och frustration. Medarbetarna får en känsla av att allt går väldigt fort och då är det lätt att uppleva att förslaget känns obearbetat.
 
Att era medarbetare förmodligen hör om detta förslag för allra första gången, måste få påverka er presentation, bland annat genom att ni startar med en bakgrundsbeskrivning. Kanske är förslaget ett svar på ett problem om ni stått inför länge, som nu genom denna förändring får en lösning som i förlängningen gynnar alla. Kanske blir ni genom detta nya sätt att jobba mer konkurrerenskraftiga inom just ert område. Att initialt i presentationen lyfta de tankar som lett fram till detta beslut är helt avgörande för hur själva förslaget senare kommer att tas emot.