I min nya artikel i senaste JUNIA, hittar du en guide till det svåra samtalet. Det där samtalet som vi vet att vi måste ta, men ändå skjuter vi upp det…

I artikeln här nedan får du konkreta tips på hur du ska förbereda dig och vad du ska tänka på innan – och under samtalet för att säkerställa att du får fram ditt budskap – men med minimal negativ påverkan på relationen. Du hittar också en checklista, där du kan stämma av vad just du behöver tänka på lite extra!

Guide till det svåra samtalet

Du har sedan en tid insett att du behöver ta ett svårt samtal med en av dina medarbetare. Du vet att det är din uppgift, men ändå har det inte blivit av. Du vet att du måste ta tag i detta NU – om du inte gör det finns risk att situationen eskalerar, genom att ännu fler personer kommer dras in.
 
Känner du så här, så är du inte ensam. Det är helt normalt att känna ett obehag, inför den här typen av samtal. Det viktiga är att du ändå tar tag i samtalet, bokar in och genomför det. OCH – att du genomför det på ett genomtänkt och professionellt sätt.
 
Här kommer en guide till det svåra samtalet:
 
1.Vad är syftet med samtalet?
 
Innan du sätter dig ner i samtalet, behöver du tydligt för dig själv klargöra vad syftet är med samtalet. I vissa fall, kanske du behöver samråda med någon, kring vilka mandat du har och vad du kan gå med på.  Ni behöver också dra upp riktlinjer för det mest lyckade utfallet som ni ser framför er, men också tänka igenom med vad ni kan tänka er att kompromissa.
 
2. Starten på samtalet
 
Eftersom situationen förmodligen känns något laddad, så är det lätt att ha för bråttom och att en känsla av att du vill få samtalet överstökat präglar inledningen. Detta är inte bra. Här måste du gå åt andra hållet; utstråla lugn och inte ha för bråttom. Dröj vid bakgrunden till att ni behöver ha detta samtal; vad har inträffat och vilka konsekvenser har det fått. Var noga med att inte uttrycka dig i svepande ordalag, utan återge specifikt och konkret den situation som inträffat. Det är lätt att själva bakgrundsbeskrivningen går för snabbt; dels för att du känner dig obekväm och dels för att du tänker att detta som du nu sitter och säger är helt och hållet känt för den andre. Det stämmer kanske – men det är just detta som gör denna del av samtalet så viktig. Ni behöver landa i en gemensam beskrivning av det som hänt – även om ni kanske inte är överens om det problem som du menar att dessa händelser skapat.
 
3. Beskriv  – värdera inte
 
Vinnlägg dig om att ha en saklig och lugn ton. Beskriv det som hänt, utan att värdera. Fråga sedan den person som du samtalar med vad han/hon tänker när du beskriver situationen på detta sätt. Här måste du förvänta dig alla typer av reaktioner. Allt ifrån ett lugnt konstaterande att ”det här låter inte bra, det hör jag också när du beskriver det”, till ilska, aggression mot dig eller andra, upprördhet, ledsenhet, chock …
 
4. Sitt lugnt i båten!
 
Nu gäller det för dig att inte stressa! Om man möts av starka reaktioner, är det lätt att man gör allt för att dämpa dessa för att få denna fas att bli så kort som möjligt. Stå emot den impulsen. Ta det lugnt och lyssna på den andre – vad han/hon än säger. Ansträng dig för att förstå hur den andre tänker. Ställ följdfrågor, men försvara inte din egen ståndpunkt i detta läge. När du märker att den andre inte har mer att säga – inte förrän då går du vidare.
 
5. Hur går vi vidare?
 
När det känns som om ni sagt det ni båda vill säga, då är det dags att landa i frågan; Hur går vi vidare? Det är också här som du tydligt ska dela syftet med samtalet, betona den omsorg för personen som ligger i botten och som gör att detta samtal måste tas – just av dig. Kanske har andra börjat prata bakom personens rygg och då är det schysstaste att du som ledare/chef/närstående är den som tar upp problemet i syfte att hitta en lösning som kan accepteras av båda parter.
 
6. Boka ett nytt samtal
 
Tänk inte att ni ska landa i en väg framåt under det första samtalet, utan ge personen möjlighet att tänka igenom det ni har pratat om. Var tydlig med att en förändring är nödvändig. Presentera det som du ser som den optimala lösningen och be personen tänka igenom detta tills ni ses igen.
 
7. Samtal nummer två
 
När ni möts igen, så får du höra vad personen säger om den lösning du föreslagit. Kanske är inte personen villig att gå med på ditt förslag helt och fullt. Då har du med dig i bagaget de initiala tankarna du haft kring på vilket sätt ni kan kompromissa och vad du är beredd att gå med på. Att du tänkt igenom kompromissmöjligheterna redan innan första samtalet, är en viktig garant för att du inte ska lämna detta samtal  med en otillfredsställelse över att du gått med på sådant som du egentligen vet inte kommer att fungera.
 
I bästa fall, så löser ni knuten under samtal nummer två, men ibland kan det behövas ytterligare samtal innan vägen framåt blir synlig. Detta är, i så fall, inget nederlag, utan visar bara på din seriositet att få till ett bra avslut som båda kan acceptera och som kommer att bära in i framtiden.
 
Trots guider och strategier – det finns inget som kan göra ett svårt samtal lätt. Att förvänta sig att din motpart ska studsa ut från ett svårt samtal med glädjeskutt är orealistiskt. Det som däremot är viktigt att sträva mot är att leda varje svårt samtal med värdighet, värme och professionalism.    


Checklista!
 
När det gäller att leda svåra samtal, beror det lite på våra individuella personligheter, vilka moment som vi möjligtvis tycker känns ”enklare” och vilka moment som vi tycker känns svårare och kanske därför bara snabbt försöker ta oss förbi.
 
För att kunna få till ett så bra samtal som möjligt, även om ämnet är svårt, behöver du stanna till inför vad som just du upplever något lättare och vad som känns riktigt svårt och kanske till och med obehagligt.
 
Här kommer en checklista, som, utifrån vad du svarar, kan ge dig en vägledning i vid vilka moment i samtalet som du behöver vara extra förberedd och extra varsam.
 
1. Jag har en tendens att skjuta den här typen av samtal framför mig alldeles för länge.

Lösning: Inget att vänta på – sätt dig över ditt obehag och boka in samtalet i dag!
 
2. Jag känner ett starkt obehag i starten av samtalet, och stämningen blir därför spänd och olustig.

Lösning: Fokusera på den person du ska möta, inte på ämnet för samtalet. Sträva efter att vara varm och uppskattande. Om du noga har planerat samtalet i förväg, behöver du inte markera samtalets karaktär, när du hälsar personen välkommen. Du kan då vara varm, trevlig och småprata lite om annat, utan att syftet med samtalet går förlorat.
 
3. Jag vill få samtalet att bli så kort som möjligt.

Lösning: Ett svårt samtal kan inte forceras, om du vill nå samtalets syfte. Stålsätt sig mot känslan att vilja skynda på och dröj vid bakgrunden, så som det beskrivs i artikeln.
 
4. Jag är rädd att inte kunna få fram mitt budskap under samtalet.

Lösning: Förbered dig! Skriv ner syftet med samtalet och låt sedan detta vara grunden för dina förberedelser. Om du vet vart du vill nå, kan du i lugn och ro lyssna på den andre, utan rädsla för att samtalet ska ta en annan riktning. Du vilar då i förvissningen att du när du vill kan föra samtalet mot ditt syfte.
 
5. Jag är orolig för att vår relation ska påverkas negativt.

Lösning: Den risken finns alltid, när du måste ta ett svårt samtal. Den bästa garanten för att er relation ska bevaras intakt, finns i dina förberedelser. När du noga förberett dig, kommer du att utstråla ett annat lugn och en annan värme än om du mer huvudlöst kastar dig in i samtalet. Att du kan visa uppskattning för personen samtidigt som du tydligt riktar kritiken mot sakfrågan, är avgörande för en bevarad relation.
 
Att ta ett svårt samtal är varken lätt eller roligt – men ofta är det ett viktigt samtal för din samtalspartner; ett samtal som kan bli avgörande för den personens vägval och utveckling.